De meeste vakbedrijven weten pas bij de eindafrekening of een klus goed was. Dan is het te laat om bij te sturen: de uren zijn gemaakt, het materiaal is besteld, het meerwerk is vergeten. Nacalculatie die werkt, loopt mee vanaf de eerste dag. Als uren en inkoop vanzelf bij het project binnenkomen, is de wekelijkse blik in de praktijk een kwartier werk per project. Dit zijn de vijf stappen.
Stap 1: dezelfde indeling als de calculatie
Nacalculeren is vergelijken, en vergelijken kan alleen als beide kanten dezelfde indeling hebben. Gebruik daarom in de nacalculatie precies de kostensoorten van je calculatie: arbeid, materiaal, materieel, onderaanneming en eventueel overig. Werk je in de calculatie met hoofdstukken (fundering, casco, afbouw), dan wil je die ook terugzien.
Begin niet te fijn. Per kostensoort per project is genoeg om te zien of je op koers ligt; per hoofdstuk is mooi als je mensen hun uren per hoofdstuk boeken, en dat lukt alleen als dat op de telefoon één tik is. Een nacalculatie per calculatieregel is voor de meeste bedrijven onhaalbaar en levert weinig extra op.
Stap 2: uren dezelfde week binnen
Arbeid is in de meeste klussen de grootste en meest onzekere post. Uren die vrijdag op een briefje staan en maandag worden overgetikt, zijn een week oud als je ze ziet, en dan vaak al niet meer compleet. Wat werkt:
- Boeken per dag, per project, op de telefoon, door degene die de uren maakte.
- Goedkeuren door een uitvoerder of kantoor voordat ze meetellen, zodat een vergeten project of een verkeerd projectnummer eruit wordt gehaald.
- De kostprijs per uur gebruiken, niet het verkooptarief. Nacalculatie gaat over wat het jou kostte.
Laat je mensen uren boeken met wat ze deden, niet alleen hoeveel. "7 uur, gipsplaten zolder" is over een jaar nog steeds te gebruiken om je normen bij te stellen; "7 uur" niet.
Stap 3: inkoop naar het project, inclusief wat nog komt
Materiaal en onderaanneming komen binnen via inkoopfacturen, en die lopen achter: een leverancier factureert soms weken na levering. Wie alleen facturen telt, ziet een klus te rooskleurig. Werk daarom met drie standen:
| Stand | Wat het is | Waar het vandaan komt |
|---|---|---|
| Besteed | Facturen die binnen zijn en aan het project zijn toegewezen | Inkoopfacturen |
| Verplicht | Besteld, of al geleverd, maar nog niet gefactureerd | Inkooporders en bestelbonnen |
| Verwacht | Wat er volgens de calculatie nog moet komen voor het werk dat nog niet is gedaan en nog niet is besteld | Calculatie min besteed en verplicht, gecorrigeerd met je eigen inschatting |
Besteed plus verplicht plus verwacht is de prognose van de eindkosten. Dat getal naast de begroting zetten is de kern van de nacalculatie. Het werkt alleen als elk bedrag in precies één stand staat: komt de factuur van een bestelling binnen, dan schuift het bedrag van verplicht naar besteed. Wie een levering zowel als bestelling als als factuur meetelt, telt dubbel.
Vergeet drie posten niet die vaak buiten beeld blijven: materiaal uit je eigen voorraad of bus (dat is ook geld), materieel dat je zelf bezit (reken een intern tarief per dag) en kilometers.
Stap 4: elke week dezelfde vijf kolommen
Zet per project en per kostensoort naast elkaar: begroot, besteed, verplicht, verwacht, verschil. Loop dat één keer per week langs, op een vast moment. Je zoekt drie dingen:
- Een kostensoort die uit de pas loopt. Arbeid op 80% van de begroting terwijl het werk op 50% staat: dan weet je nu dat je vier dagen tekortkomt, en kun je nog iets doen (ploeg aanpassen, meerwerk melden, de planning aanpassen).
- Meerwerk dat niet als meerwerk is vastgelegd. Materiaal dat niet in de calculatie zat, is vaak een wijziging van de klant die niemand heeft gemeld. Zie Meerwerk vastleggen en factureren.
- Onderhanden werk. Zet de waarde van het werk dat je hebt uitgevoerd naast wat je hebt gefactureerd. Loop je ver voor op de facturatie, dan financier jij de klus van de klant; loop je achter, dan heb je te veel vooruitgefactureerd en komt de klap bij de eindafrekening. Voor de jaarrekening waardeert je boekhouder het onderhanden werk volgens zijn eigen methode, met kosten, winstneming en verwachte verliezen; voor de wekelijkse blik is deze vergelijking genoeg.
Het verschil tussen de aanneemsom en de verwachte eindkosten is je verwachte projectresultaat. Let op: als je eindkosten alleen de directe kosten zijn, is dat nog geen winst. Uit dat resultaat moet je eerst de algemene kosten dekken die je voor dit project had gecalculeerd; wat daarna overblijft, is je winst. Zet beide in euro's en in procenten van de aanneemsom; procenten maken projecten van verschillende grootte vergelijkbaar.
Rekenvoorbeeld
Neem de badkamer uit Opslagen in je calculatie: € 10.506 directe kosten, 12% algemene kosten, 6% winst en risico, aanneemsom € 12.473 excl. btw. Halverwege staat de teller op € 5.900 besteed, € 1.700 verplicht en € 3.300 verwacht.
| Begroot | Prognose | |
|---|---|---|
| Directe kosten | € 10.506 | € 10.900 (5.900 + 1.700 + 3.300) |
| Projectresultaat: aanneemsom € 12.473 min directe kosten | € 1.967 | € 1.573 |
| Gecalculeerde algemene kosten (12%) | € 1.261 | € 1.261 |
| Winst na algemene kosten | € 706 (5,7%) | € 312 (2,5%) |
Een overschrijding van € 394 op de directe kosten, 3,8%, kost hier ruim de helft van de winst. Daarom wil je dat halverwege weten, en niet bij de eindafrekening.
Stap 5: terug naar de calculatie
Nacalculatie is pas af als de volgende calculatie er beter van wordt. Na elke klus, of elk kwartaal, kijk je naar de afwijkingen per kostensoort en per soort werk:
- Komen de uren per eenheid structureel hoger uit dan je norm? Dan is de norm te krap, of de werkmethode anders dan gepland. Pas de norm aan in je recepten, niet in de volgende offerte alleen.
- Zijn materiaalprijzen gestegen? Werk de prijslijsten bij, zodat alle recepten mee veranderen.
- Blijft het verlies op plaatmateriaal of tegels hoger dan ingecalculeerd? Pas het verliespercentage aan.
- Loopt een bepaald type klus altijd slechter? Dan is misschien niet de calculatie het probleem maar de prijs die je ervoor vraagt, of de opdrachtgever.
Houd het klein. Drie normen per kwartaal bijstellen op basis van echte cijfers is meer waard dan een jaarlijkse grote schoonmaak die nooit komt.
Waarom Excel hier tekortschiet
Veel bedrijven nacalculeren in Excel, en dat werkt zolang één persoon alles overtikt. Het breekt op drie punten: uren en inkoopfacturen komen te laat binnen, verplichtingen (besteld, nog niet gefactureerd) staan nergens, en niemand onderhoudt de sheet als het druk is, dus precies wanneer je hem nodig hebt. De oplossing is niet een betere sheet maar uren en inkoop die automatisch bij het project terechtkomen. Zie ook Calculeren in Excel of in Summeo.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet ik nacalculeren?
Wekelijks kijken, per kwartaal bijstellen. Als uren en inkoop vanzelf binnenkomen, is een wekelijkse blik per lopend project in de praktijk een kwartier werk en genoeg om bij te sturen. De normen en prijzen in je recepten pas je aan als je over meerdere projecten hetzelfde patroon ziet.
Welk uurtarief gebruik ik in de nacalculatie?
De kostprijs per productief uur: brutoloon plus werkgeverslasten, vakantiegeld, pensioen en verzuim, gedeeld door het aantal productieve uren per jaar. Als indicatie is dat vaak 1.450 tot 1.550 uur per voltijder, maar reken met je eigen urenregistratie. Zitten ziekte en verlof zo in je uurtarief, tel ze dan niet nog eens mee in je algemene kosten. En gebruik niet het verkooptarief: dan reken je je opslagen twee keer.
Wat is een goed resultaat per project?
Dat hangt af van je opslagen. Met 12% algemene kosten en 6% winst en risico over de kostprijs inclusief AK, zoals in het rekenvoorbeeld hierboven, blijft er bij een project dat precies op begroting uitkomt 5,7% van de aanneemsom over voor winst en risico. Komen de directe kosten 5% hoger uit, dan is dat nog 1,5%. Daarom zijn kleine afwijkingen zo belangrijk om vroeg te zien.
Zo doe je het in Summeo
Uren, inkoopfacturen, materiaal uit eigen voorraad en kilometers komen in Summeo vanzelf bij het project terecht. De nacalculatie zet per kostensoort de begroting naast de werkelijke kosten, toont de openstaande bestellingen, het onderhanden werk en het verwachte projectresultaat, en legt met een maandafsluiting de stand per project vast. De AI legt uit waar een afwijking vandaan komt en stelt op basis van je werkelijke uren nieuwe normen voor, die je na goedkeuring in je recepten overneemt.
